Joshua Bergen é uma pessoa muito produtiva.
Seu segredo é o aplicativo de trabalho Notion. Bergen, um gerente de produto morador de Vancouver, utiliza o aplicativo para planejar viagens ao exterior nos mínimos detalhes, com anotações e cronogramas. Utiliza, ainda, para criar listas de filmes e programas de TV que assistiu e registrar o que achou deles. Também é uma forma prática de acompanhar seus projetos de impressão 3D, mapear pistas de snowboard e atualizar rapidamente sua fofa lista de coisas engraçadas ditas pelo filho.
Pode parecer estranho, mas Bergen é parte do crescente número de pessoas que usam Notion, software destinado ao trabalho, para organizar sua vida pessoal. Elas o utilizam de uma infinidade de maneiras diferentes, seja para acompanhar seus hábitos de meditação e agendas semanais ou para registrar a quantidade de água que ingerem e compartilhar suas listas de compras.
“Eu notei que minha produtividade em projetos pessoais explodiu desde que comecei a usá-lo”, diz Bergen. “Realizei mais projetos desde que comecei a usar o Notion, nos últimos dois anos, do que nos dez anos anteriores, provavelmente. Talvez seja obsessivo, talvez seja de mais, mas é tudo, e eu adoro.”
Então por que uma plataforma criada para proporcionar “trabalho melhor e mais rápido” causou tanto impacto quando existem inúmeros outros aplicativos de planejamento por aí?
Parte da razão pela qual Notion tem tantos fãs dedicados é a sua flexibilidade. Em sua essência, o Notion foi planejado para combinar os vários programas que uma empresa pode usar para funções como RH, vendas e planejamento de produto, em um único lugar. Ele usa modelos simples que permitem aos usuários adicionar ou remover elementos, e trabalhadores remotos podem facilmente contribuir com anotações, bases de dados, calendários e painéis de projetos.
Esse alto nível de customização diferencia o Notion de outros aplicativos de trabalho. É também o que o torna tão popular entre pessoas que querem organizar seu tempo livre. Ele começou a fazer sucesso por volta do ano de 2018, em meio à próspera subcultura de produtividade no YouTube, onde vídeos de fãs trocando dicas de gerenciamento de tempo e guias de como organizar suas vidas regularmente acumulam milhões de visualizações.
Desde então, sua popularidade vem só aumentando. Mais de 275.000 pessoas entraram para o subreddit dedicado, dezenas de milhares de usuários compartilham modelos de páginas gratuitos em grupos privados no Facebook, e vídeos de TikTok aconselhando espectadores sobre como deixar suas páginas no Notion mais bonitas vêm sendo assistidos centenas de milhões de vezes.
“Você não precisa mudar seus hábitos por causa da rigidez do software. O software vai mudar como a sua cabeça funciona”, diz Akshay Kothari, cofundador do Notion e diretor de operações. “Eu acho que essa vem sendo, na verdade, uma grande razão pela qual vemos tanto amor na comunidade: porque as pessoas sentem que as coisas que constroem são delas.”
Essa capacidade de customizar significa que Bergen pode usar o Notion para armazenar números de série de produtos que comprou recentemente, caso eles sejam roubados, além de registrar detalhadamente o conteúdo de cada uma das caixas numeradas que arrumou quando estava de mudança.
Wesley Anna Tiner, uma designer de produto e criadora de conteúdo de Nova York, também considera o Notion indispensável para planejar sua próxima mudança, bem como suas refeições para a semana. “Eu tenho muitas páginas que criei ‘só por diversão’ também”, explica ela. “Por exemplo, eu ganhei um conjunto de perfumes da Sephora no Natal, então criei uma base de dados com os diferentes produtos e registrei minhas opiniões à medida que experimentava um novo produto a cada dia. Também tenho um rastreador de humor, uma lista de desejos, um kit de ferramentas de autocuidado e muito mais.”
Tommy Meyer, um desenvolvedor web de Phoenix, Arizona, começou a usar o Notion por volta de 2018, após perceber que estava carregando três notebooks por aí o tempo todo em uma tentativa de se manter organizado. “Eu não escrevo uma lista de compras em papel há anos”, diz. Ele também usa o Notion para ajudá-lo a planejar os livros de fantasia que quer escrever.
Embora o Notion se preste a anotações e registros, Adam Warren, um dublador do Reino Unido, usa o aplicativo também para gerenciar os projetos de seu canal no YouTube.
“Eu agora ganho mais ou menos o equivalente ao salário de um bom trabalho em tempo integral com o YouTube e o Patreon, e todo o gerenciamento para esse negócio é feito com Notion”, explica ele. “Eu tenho todos os meus projetos de vídeo em uma base de dados e uso o painel kanban para acompanhar seu andamento. Também escrevo os roteiros para os meus vídeos direto nessas páginas de base de dados.”
Para pessoas que gostam de se sentir organizadas, esse tipo de plataforma faz muito sentido. Aplicativos como Notion podem nos ajudar a estruturar e simplificar nossas vidas para que pareçam menos estressantes e caóticas, diz a consultora em psicologia Elena Touroni.
No entanto, passar tempo demais otimizando e organizando nossas vidas pode ser contraproducente quando priorizamos a criação de listas de tarefas em vez do cumprimento dessas tarefas, um fenômeno conhecido como falácia do planejamento, diz Gabriele Oettingen, psicóloga e professora da Universidade de Nova York.
Usar o Notion para monitorar se você está bebendo água o suficiente, ou suas caminhadas, ou para planejar tarefas, não significa necessariamente que você está, de fato, fazendo essas coisas. “De certa forma, o Notion pede me ajudar com a estrutura, mas pode não funcionar para me fazer seguir em frente”, diz ela.
Para pessoas como Bergen, que usam o mesmo aplicativo para mapear tanto sua vida pessoal como profissional, pode haver pontos negativos, acrescenta Touroni.
“O benefício obvio é que trabalho e vida pessoal tendem a se cruzar e o uso do mesmo aplicativo leva isso em conta para um planejamento mais eficiente”, diz ela. “Se torna mais difícil impor limites entre trabalho e vida doméstica, uma vez que você terá que navegar as duas partes toda vez que usar o aplicativo.”
Apesar da abundância de opções disponíveis, os fãs mais dedicados do Notion dizem que é improvável que migrem para qualquer outra plataforma promissora tão cedo. Tiner calcula que usa o aplicativo para controlar “95% da minha vida”.
A empresa recentemente lançou seu próprio bot de Inteligência Artificial para automatizar tarefas tediosas e resumir documentos longos, e irá acompanhar de perto a reação da comunidade nas redes sociais. “É raro que uma empresa de software business-to-business, que faz dinheiro com negócios, receba esse tipo de amor”, diz Kothari. “Nós definitivamente não ignoramos isso.”
MIT Technology Review
